Cuánto más grande, más compleja: Cómo mantener una comunicación efectiva y asertiva en enormes equipos de trabajo. Por Daniel Colombo
En el entorno empresarial actual sabemos que la gestión de equipos se torna cada vez más compleja. El personal se encuentra en diferentes países, trabajan bajo distintas modalidades -presencialmente, on-line o de forma híbrida-, o brindan servicios que se utilizan en otros territorios y culturas.
Incluso, los formatos de contratación han cambiado: la tendencia indica que el mundo se mueve al desempeño por proyectos, y pronto no existirán más los empleos fijos y estables.
Otro aspecto de esta profunda transformación global es que influye decisivamente la sinergia de distintas generaciones en el mundo laboral. Actualmente hay cuatro conviviendo, cada una con sus particularidades, intereses y experiencias, y, de a poco va asomando la generación más nueva, denominada Alpha, que va del 2010 en adelante.
Entonces, ¿cómo gestionar la comunicación efectiva en un contexto tan diverso y cambiante? Es un verdadero desafío para la mayoría de las organizaciones. En la experiencia como coach ejecutivo certificado, considero que más del 80% de los problemas en las empresas tiene su raíz en una deficiente comunicación.
Es que se trata de algo mucho más complejo que entregar un mensaje; eso es simplemente informar. Veamos estas distinciones:
📣 Informar: unilateralmente, alguien envía un mensaje con el fin de dar información sobre algún tema, y los demás son receptores. Por ejemplo, una notificación formal, una orden, un memorándum colgado en una cartelera física, o una disposición de la empresa.
👨💼👩💼 Comunicar: alguien envía un mensaje y el objetivo es no sólo dar a conocer cierto asunto, sino abrir un espacio de ida y vuelta empático, para intercambiar ideas, soluciones y perspectivas sobre aspectos de interés en común. Es el caso de una idea de proyecto, plantear una necesidad para encontrar soluciones innovadoras y generar debate e intercambio en el equipo en pos de un objetivo en común.
👩⚕️👨💼👨⚖️ Conectar: Actualmente, los que nos especializamos en el mundo del coaching profesional y la comunicación en particular, trabajamos en que nuestros clientes suban de escalón permanentemente. Porque comunicar es sólo una parte; lo decisivo, hoy, es conectar, generar vínculos de confianza, que permitan un flujo ágil, sintético, profundo y significativo; un flujo habitado de sentido y propósito. Esto es, en definitiva, lo que hará que sucedan las cosas planificadas.
Para graficarlo, la conexión se da cuando, al final de una reunión de equipo, le pides a cada persona que exprese en una palabra qué se lleva como aprendizaje del encuentro: así lograrás que verbalicen, dibujen o lo manifiesten de alguna forma, para verificar si han conectado con el propósito en común.
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Los 5 frenos al comunicar en equipos numerosos
Hay al menos cinco frenos, que son desafíos por trabajar en cada compañía si lo que desean es mejorar la comunicación:
1) Roles y responsabilidades poco claros:
En equipos numerosos, puede haber dificultades para comprender quién es el encargado de cada tarea, lo que puede generar confusiones y problemas en la comunicación. A veces las tareas y proyectos cambian más rápido que los organigramas, y la rotación de personal produce demasiado ruido como para lograr un flujo óptimo de la comunicación.
2) Barreras en la comunicación:
La distancia geográfica y la falta de canales de comunicación eficientes y adecuados para el conjunto del equipo, pueden obstaculizar el intercambio adecuado entre los miembros del equipo. Por ejemplo, cuando se incorporan nuevos integrantes, y pasan meses sin que nadie los presente formalmente, o se van conociendo “porque sí” en el día a día.
Desde el liderazgo de equipos, actualmente estamos migrando de un modelo generalista de canales a utilizar, a uno ultra-personalizado, a medida de cada talento. Porque no es lo mismo conectar con una persona que vive en la otra punta del mundo, que vincularte con alguien que tienes al lado. Como cambian las culturas, el desafío es salvar esas brechas y tender puentes personalizados para llegar efectivamente a cada integrante.
3) Diversidad en los estilos de comunicación:
Los diferentes modos de comunicarse de las personas suelen generar malentendidos si no se reconocen y adaptan los estilos de comunicación individuales.
Un ejemplo práctico: hace unos meses, un cliente tenía serias dificultades con un nuevo líder frente a su equipo. El personal mencionaba hostilidad y malos tratos. Trabajando en el caso, detecté que se trataba de un tema cultural: en el país del líder se habla con un tono de voz fuerte, lo que en otros territorios es tomado como falta de respeto, o interpretado como arrogancia. Una vez sensibilizados mediante algunas estrategias de coaching ejecutivo, líderes y miembros aprendieron a comunicarse más asertivamente.
4) Ausencia de feedback efectivo:
En equipos numerosos, la retroalimentación suele ser insuficiente o poco específica, lo que puede limitar el crecimiento y desarrollo de los miembros del equipo.
En América Latina más del 75% de las empresas no cuenta con un programa de feedback sistemático y constante; y mucho menos, de feedforward, un tipo de retroalimentación hacia el futuro.
5) La barrera idiomática:
Estamos trabajando con varias culturas simultáneas, y el idioma no es un tema menor, porque, aunque se dominen otras lenguas, es posible que lleve tiempo para armonizar ese intercambio oral, escrito, gestual y de percepciones -a veces viciados de preconceptos -.
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5 tácticas para mejorar la comunicación en equipos numerosos y diversos
Si sabes que necesitas mejorar la comunicación interna -e incluso, la externa, por ejemplo, con los proveedores claves, la comunidad y los medios de comunicación-, aquí tienes cinco herramientas de coaching ejecutivo para avanzar.
¿Por qué menciono el coaching? Porque, ejercido en forma profesional, es una excelente herramienta para quitarle el óxido a estilos arcaicos de relacionamiento interpersonal, ya que cada uno lo hace a su manera.
En esas modalidades tan propias de cada persona influyen las creencias, los paradigmas y las formas que tenemos de representarnos el mundo. Y además impacta el efecto de los sesgos cognitivos, que son el recorte de la realidad que, generalmente en forma inconsciente, realizamos para que lo que vivimos “encaje” de alguna forma en nuestro modelo mental.
Aquí vamos con las herramientas que te van a ayudar:
[1] Detectar y analizar cómo se comunica tu equipo:
Por ejemplo, verificar que se utilicen los canales adecuados, para lo que sugiero elegir herramientas de acuerdo con el mensaje a circular, elegir los destinatarios justos -no sobrecargar de gente que no sea indispensable-, y determinar el canal: reunión virtual, presencial, circular información vía e-mail, un tablero colaborativo para un proyecto, etc. Como observas, hay múltiples formas de hacerlo.
[2] Eliminar la mayor cantidad de reuniones posibles:
En Latinoamérica se pierde hasta un 40% del tiempo en juntas improductivas.
Actualmente hay cientos de empresas que están teniendo una reunión semanal de “briefing” (de hasta 30 minutos), y luego, micro reuniones de 10 minutos sobre temas puntuales. Las extensas (una o más horas) se asignan exclusivamente a temas estratégicos de análisis profundo.
[3] Claridad y concisión:
Es sabido que las personas pueden extenderse hasta el infinito, y que en más del 70% de las reuniones no se toman decisiones. Para evitarlo, impulsa una modalidad de expresar las ideas de forma clara, evitando usar jergas técnicas innecesarias.
Los mensajes necesitan ser breves y directos, y, si alguien se extiende, usar un código en común para poner un freno. Por ejemplo, muchos de mis clientes aplican la frase “¿Y el punto es…?”, dicho de manera cálida y empática, que funciona como “ancla” para frenar a quien tiene una verborragia a toda prueba.
[4] Expectativas explícitas:
El seteo de expectativas es fundamental. Como todos entendemos la comunicación de una forma diferente, se trata de asegurarse de que todos los miembros del equipo comprendan las metas, plazos y objetivos de cada proyecto, lo que ayudará a prevenir malentendidos y confusiones en la comunicación.
Al hacerlo, puedes fijar algunos KPI (indicadores de performance) que definirán la medición del resultado esperable. Esto trae claridad y efectividad a la comunicación en equipos numerosos.
[5] Capacitación:
Cualquier habilidad blanda (y esta lo es) se puede entrenar.
Imagina que, en vez de este artículo, estás leyendo aquí un mini programa de entrenamiento en competencias de coaching en comunicación. Básicamente podría ser algo así: 👇
a) Empieza por fomentar en ti y en los demás la escucha activa, la empatía, y por desarrollar el feedback de manera continua.
b) Luego, sigue por conocer sobre comunicación no verbal, que es lo que decimos sin palabras a través de gestos, posturas y micro expresiones, la distancia física entre las personas y hasta con el uso del tiempo, llamada cronémica-.
c) Profundiza en la inteligencia emocional aplicada a la comunicación: recuerda que todo influye al comunicarnos, y que, como somos seres interpretativos, esa visión personal siempre estará presente al interrelacionarnos con los demás.
d) Practicar y practicar: este ‘programa’ de entrenamiento incluye la acción como eje. Lo que no se ensaya en el mundo real, no se incorpora. Así que puedes abrir espacios de conversación, ejercicios, dinámicas y materiales adicionales, entre otros recursos.
En uno de sus últimos libros, Patrick Lencioni, experto en persuasión e influencia, dice que “no hay equipos sólidos sin la confianza y la transparencia en la comunicación efectiva. La confianza mutua establece una base sólida para construir relaciones y resolver problemas de manera colaborativa.”
Si quieres influir y relacionarte mejor, necesitas comunicar en forma efectiva. Por eso hasta aquí he compartido la guía paso a paso para mejorar.
Lo que sigue está en tus manos: la práctica, medir, verificar su utilidad, y ajustar el rumbo. Es un proceso de mejora continua. Igual que todo en la vida.
Si necesitas que te acompañe en mejorar la comunicación e Inteligencia Emocional para liderar, tanto en ti en tu rol ejecutivo y en tus equipos, escríbeme aquí. Trabajo con alta gerencia, ejecutivos, profesionales y teams de todos los niveles.
Daniel Colombo
Facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en alta gerencia, profesionales y equipos; mentor y comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 32 libros. LinkedIn Top Voice América Latina. Coach profesional certificado por ICF en su máximo nivel, Coach certificado, Miembro y Mentor en Maxwell Leadership, el equipo de John Maxwell.
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Facilitador y Máster Coach Ejecutivo, Mentor y Motivador experto en CEOs, alta gerencia, profesionales y equipos. Speaker-Conferencista internacional. Comunicador profesional. Experto en Oratoria y Media-Training.
Es autor de 32 libros incluyendo best-sellers traducidos a varios idiomas, y de más de 11 ebooks. Su trabajo ha llegado a +1 millón de personas entrenadas. Como conferencista, +1300 exposiciones en 18 países.
Ha sido reconocido como LinkedIn Top Voices América Latina por la mayor red social profesional del mundo, y como «Mentor Honorífico» por la Red Global de Mentores. Miembro Certificado y Mentor de Maxwell Leadership de John Maxwell (antes John Maxwell Team). Coach Profesional Certificado por ICF (Internacional Coaching Federation) en el máximo nivel, ACTP.
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