5 formas de compartir el conocimiento interno en la empresa, por Daniel Colombo

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La gestión del conocimiento es estratégica y esencial en todo tipo de empresas y organizaciones, puesto que lo que aquello que no se comparte, queda invisible a la experiencia de aprendizaje continuo que necesitaría ser habitual en todas las personas y equipos.

Sin embargo, por falta de cultura educativa interna, el conocimiento se manipula muchas veces como una herramienta de poder.

Así, los directorios y titulares comparten lo que saben en cuentagotas -si es que lo hacen-, los vendedores ocultan sus bases de datos de clientes y jamás revelarán sus mejores prácticas -mucho menos los fracasos-; los de finanzas, los números que podrían estar accesibles a las áreas de marketing para seguir mejorando, y los de research/estadísticas parece que tienen la espada mágica de dictaminar qué se debe saber y que no.

En América Latina, cada vez más empresas emprenden el camino de tomar consciencia acerca del valor del conocimiento socializado entre sus colaboradores. Este sentido compartido de la gestión humana abre ventanas que proyectan el potencial del negocio, y, además, de la formación de las personas. Es necesario involucrar a los colaboradores, y que puedan crecer, saliendo de la frecuente avidez superficial por adquirir conocimientos.

  • Ventajas de la gestión del conocimiento

Además de lo que se puede intuir, las organizaciones que aplican una estrategia en este sentido consiguen:

  • Mejorar la resolución de problemas.
  • Tomar ventaja por sobre la competencia.
  • Analizar mejor el mercado.
  • Tomar medidas preventivas ante problemas que se anticipan.
  • Aumentará la curiosidad por conocer aspectos nuevos del trabajo.
  • Se incrementa la empatía entre los distintos roles.
  • El colaborador siente que forma parte de un proceso que lo enriquece, ya que suma habilidades e información valiosa para su formación.
  • Forma parte del salario emocional.

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  • 5 formas prácticas de empezar a compartir conocimiento

Lo primero es detectar quienes pueden ser estos facilitadores internos, con habilidades de comunicación, enseñanza y disposición.

Luego, además de múltiples herramientas tecnológicas disponibles para sistematizar y procesar la gestión del conocimiento (como desarrollar una Wikipedia a medida y procesos de trazabilidad con registro y acceso a los colaboradores), en este artículo se comparten cinco estrategias prácticas sin necesidad de implementar un sistema de ese tipo:

  1. Lecciones aprendidas

Se trata de que cada equipo registre en un formato corto e igual para todos, el caso, problema y solución de algo que sucedió en su trabajo. Con una extensión de dos o tres carillas, este documento se guardará en un lugar de servidores de acceso público, con posibilidad de ser revisado periódicamente con autorización de quienes asumen la autoría del mismo. Este registro tiene un gran valor, puesto que revaloriza el fracaso, aquello que no salió como se esperaba. Ante un caso parecido, hay un punto de análisis y de procedimientos como referencia.

  1. Intranet y una aplicación (app) de uso interno.

Muchas veces dejada de lado sobre todo porque implica la necesidad de que esté permanentemente actualizada, en muchas compañías la utilizan como herramienta de mejora de la comunicación interna, y que, a su vez, permite expandir comentarios, columnas breves, informes, gráficos, videos, podcast y cualquier otro material para conocimiento de todos.

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  1. Charlas internas.

Uno de los mejores recursos y poco explotados en empresas de todo tamaño es el de organizar encuentros para que una persona con más experiencia comparta casos y su conocimiento con los demás. Esto permite que el resto adquiera habilidades esenciales actualmente. Lo ideal es salir del equipo de esa área, e invitar a todas las demás. El encuentro resultará enriquecedor porque permitirá que todos conozcan aspectos ocultos del trabajo del sector, y, a la vez, reconozcan su interrelación, que, aunque no la tengan presente, siempre existe entre sectores.

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  1. Mentoring interno

Esta estrategia la he aplicado frecuentemente en empresas con poca experiencia en comunicación interna y gestión del conocimiento. Se trata de un programa de mentoreo donde un colaborador con experiencia toma bajo su seguimiento a otro más inexperto, y le transfiere conocimientos. El programa de mentoring requiere disponibilidad dentro del horario laboral -por ejemplo, un encuentro de una hora por semana durante tres meses corridos-, el establecimiento de objetivos iniciales y la medición del resultado en la mitad y al final del proceso. Es ideal para integrar generaciones de diferentes culturas y edades.

✅ Algo más para ti: Empatía. Elemento fundamental para la gestión del conocimiento.

  1. Conservación y permanencia del conocimiento

De poco servirá si se socializan conocimientos, no se registran y quedan como una simple experiencia del momento.

Por eso es importante registrar los encuentros. Hoy tenemos al alcance de todos la posibilidad de grabar videos, audios, fotografías, compartir informes, hacer infografías, publicar e-books breves en pdf y distribuirlos internamente, armar una biblioteca virtual, y toda clase de herramientas para conservar el patrimonio de aprendizajes y el cúmulo de aportes que vendrán de la experiencia de los mismos empleados.

Incluso en algunas empresas se han animado a publicar los materiales digitales y los han publicado on-line, para que en otros lugares del mundo se beneficien de esta política interna sobre temas que aporten a su industria.

Complementariamente, y como estrategia de comunicación interna del flujo del conocimiento, recomiendo especialmente el uso de testimoniales de experiencia del usuario interno, como forma de validar el aprendizaje que tuvo, y animar a otros a seguir sus pasos.

Como vemos, en la intención está el resultado final que se quiera obtener. Todo depende de la disposición, planificación y continuidad para establecer una política de gestión del conocimiento dentro de la organización. Puedes escribirme aquí para ayudarte a diseñar e implementar la estrategia de gestión del conocimiento en tu empresa.

Daniel Colombo

Facilitador, Máster Coach especializado en CEOs, alta gerencia, profesionales y equipos; comunicador profesional; conferencista internacional; autor de 28 libros.

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